Các mục tiêu cần hoàn thành mà bạn nhắm đến trong công việc là gì? Liệu cách bạn đang sử dụng thời gian có thực sự tương liên với những mục tiêu đó hay không? Nếu không trả lời được 2 câu hỏi trên, bạn sẽ không biết cách ưu tiên, sắp xếp và cuối cùng là hoàn thành những phần việc trong danh sách.

Liệt kê các mục tiêu của bạn

Lý tưởng nhất, bạn và sếp của mình nên họp với nhau vào mỗi đầu năm để lập 1 danh sách các mục tiêu hiệu suất

Lý tưởng nhất, bạn và sếp của mình nên họp với nhau vào mỗi đầu năm để lập 1 danh sách các mục tiêu hiệu suất. Qua cuộc thảo luận này, bạn sẽ biết cách gắn kết các mục tiêu đó với dự định và sứ mệnh của công ty rồi sau đó bạn sẽ lên lịch trình cụ thể hơn. Tất nhiên, bạn cũng có thể có các mục tiêu sự nghiệp của riêng mình. Khi kết hợp lại, chúng có thể trở thành như sau: “Cải thiện các kỹ năng quản lí con người. Quản lý 6 sản phẩm mới. Giải quyết hợp đồng cho mọi sản phẩm mới của phòng ban. Phát triển các kỹ năng quản lý nhà cung cấp.”

Hãy điều chỉnh và viết lại các mục tiêu đó – trên giấy hay trên 1 ứng dụng ghi chú tùy bạn. Bạn sẽ vận dụng các mục tiêu này theo 2 cách: thứ nhất, để ưu tiên cho công việc thường nhật và thứ 2, để đánh giá tiến độ của mình. Hãy xem lại danh sách thường xuyên, bạn sẽ xác định được các nhiệm vụ quan trọng nhất cần giải quyết để lập kế hoạch tương ứng.

Theo dõi thời gian

Một khi đã xác định được các mục tiêu của mình, đã đến lúc bạn cần đánh giá xem mình hiện đang sử dụng thời gian như thế nào

Một khi đã xác định được các mục tiêu của mình, đã đến lúc bạn cần đánh giá xem mình hiện đang sử dụng thời gian để lên lịch làm việc như thế nào. Bạn có đang làm những công việc mà bạn nên làm – tức những việc giúp bạn đạt các mục tiêu đó – hay đang mắc kẹt trong những việc không liên quan và những cơn khủng hoảng không lường trước?

Để thực sự hiểu bạn đang dành thời gian cho việc gì và xác định xem bạn có nên điều chỉnh khối lượng công việc hay không, hãy theo dõi lượng công việc trong vòng 2 tuần theo các bước sau đây. Có thể bạn sẽ phát hiện ra kết quả đạt được không ăn khớp với mục tiêu của mình. Vấn đề là hãy phát hiện điểm nào không ăn khớp và khác phục.

Đầu tiên, hãy viết các hoạt động của bạn ra. Hãy nghĩ rằng bạn đang dốc hết mọi thứ trong đầu và đừng để sót gì cả. Hãy liệt kê mọi nhiệm vụ bạn làm, mọi cuộc họp bạn tham gia và cả thời gian bạn tán gẫu cũng như trì hoãn khi làm việc. Cách này sẽ giúp bạn xem lại lịch trình trong 1 hoặc 2 tuần trước đó để nắm được phạm vi các hoạt động của mình. Khi lập xong danh sách, hãy phân các hoạt động vào những nhóm lớn để có thể theo dõi lượng thời gian bạn dành để hoàn thành nhiệm vụ trong mỗi nhóm. Hãy cân nhắc phân thành các nhóm sau:

6 nhóm việc theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ

Theo sát công việc của bạn trong các nhóm như thế sẽ giúp bạn hình dung được cách mình thật sự tận dụng được thời gian cũng như giúp bạn nhận thức được chúng có hướng đến những mục tiêu mà bạn đã đặt ra hay không

• Trách nhiệm chính: những công việc quan trọng hằng ngày thể hiện giá trị của bạn.
• Phát triển cá nhân: những hoạt động và dự án mà bạn cảm thấy có ý nghĩa, có giá trị nhưng có thể không thuộc trách nhiệm hằng ngày của bạn.
• Quản lý mọi người: những công việc liên quan đến người khác, bao gồm các nhân viên báo cáo trực tiếp, các đồng nghiệp và ngay cả cấp trên của bạn.
• Khủng hoảng và đình trệ: những sự gián đoạn và vấn đề khẩn cấp xảy ra đột xuất không lường trước
• Thời gian rỗi: giờ nghỉ trưa và thời gian soạn e-mail cá nhân, lướt web hoặc lên mạng xã hội.
• Công việc hành chính: các công việc mà bạn cần làm mỗi ngày như duyệt bảng chấm công, hóa đơn, hoặc tổng hợp báo cáo chi phí.

Theo sát công việc của bạn trong các nhóm như thế sẽ giúp bạn hình dung được cách mình thật sự tận dụng được thời gian cũng như giúp bạn nhận thức được chúng có hướng đến những mục tiêu mà bạn đã đặt ra hay không. Tiếp theo, hãy theo dõi thời gian của mình. Khi đã lập xong các nhóm hoạt động, hãy bắt đầu theo dõi xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc.

Bạn có thể ước lượng số giờ, hoặc nếu muốn tạo thành thói quen, hãy phân ra chi tiết hơn nữa. Để ghi chép kết quả, bạn có thể dùng công cụ theo dõi thời gian trực tuyến hoặc 1 lịch làm việc chuẩn, để phân tích các kết quả đó, hãy dùng 1 bảng tính như mô tả trong bảng 1. Hãy liệt kê mỗi nhóm hoạt động vào 1 cột riêng và viết rõ ngày trong tuần thành từng dòng. Hãy tính toàn thời gian bạn dành cho mỗi công việc thuộc từng nhóm và tính tổng thời gian dành cho nhóm nào bao gồm công việc đó.

Bảng: Công cụ theo dõi thời gian

Lúc này, có thể bạn sẽ nghĩ rằng: “Tôi bận lắm, tôi không có thời gian để phân chia mọi việc mình làm.” Đúng vậy, hệ thống này đòi hỏi bạn phải đầu tư trước thời gian và công sức. Cho nên các bạn hãy cố gắng hết sức để tập trung hoàn thành nhiệm vụ nhé! Tuy nhiên, phân chia công việc và tính toán thời gian hoàn thành chúng sẽ giúp bạn thấy rõ mình đang dành quá nhiều thời gian cho việc gì và cần phân bố thêm thời gian cho việc gì để đạt được mục tiêu.

Ví dụ, nếu muốn cải thiện kỹ năng quản lý con người, bạn có thể nhận thấy chỉ dành ra 10 giờ là không đủ. Hãy giảm bớt các công việc hành chính để có thêm thời gian cho mục tiêu đó. Thông qua những thay đổi nhỏ và thận trọng trong việc sử dụng thời gian hằng ngày, bạn sẽ đảm bảo được rằng mình đang đầu tư đúng thời lượng cho các nhiệm vụ quan trọng nhất, từ đó hoàn thành mục tiêu hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: https://vietnamconsulate-luangprabang.org/giao-duc/nhung-xu-huong-nganh-cong-nghe-thong-tin-hang-dau-trong-nam-2019