Giờ bạn đã biết rõ mục tiêu và xác định được mình nên dành nhiều thời gian cho việc gì và ít thời gian cho việc gì. Đã đến lúc giải quyết danh sách công việc của bạn – bao gồm moi ưu tiên, dự án và hoạt động chồng chất mà bạn cần làm sắp tới. Đầu tiên, hãy xác định đâu là việc quan trọng nhất cần làm, rồi tính toán xem nên thực hiện nó khi nào.
Lập thứ tự ưu tiên công việc
Quản lý thứ tự công việc để sử dụng thời gian hiệu quả theo sơ đồ của tổng thống Mỹ Eisenhower
Hãy lướt qua danh sách công việc của bạn – bạn chỉ cần ghi chú chúng lên những tờ ghi nhớ, sổ tay hoặc e-mail của chính mình, sau đó xác định đâu là công việc quan trọng nhất và khẩn cấp nhất. Nếu không phân biệt rõ việc quan trọng với việc không quan trọng, nhiều khả năng bạn sẽ xử lí mọi công việc trong danh sách theo kiểu khẩn trương.
Tuy nhiên, “khẩn trương” và “quan trọng” không giống nhau. Hãy tập trung vào các mục tiêu mình đã định sẵn, bạn có thể lọc ra những việc tưởng như khẩn cấp nhưng thực ra không phải, và tốt nhất bạn nên tạo ra lịch trình làm việc cho mình. Những e-mail mà người gửi yêu cầu phản hồi ngay (nhưng không có lý do cụ thể), những dự án tưởng như nhanh chóng nhưng thật ra lại cần thêm người tham gia, những công việc đơn giản nhưng cuốn hút hơn việc bạn cần làm… chúng thường có vẻ nhiều áp lực ngay cả khi không phải thế.
Hãy chống lại sự cám dỗ bị cuốn vào chúng mà không suy xét kỹ. Một số trường hợp có thể thực sự cần bạn lưu ý ngay – như khi có 1 yêu cầu sát hạn chót từ sếp. Song, những việc khác đều có thể chờ đến khi bạn hoàn thành hết những việc quan trọng hơn. Hãy đánh giá từng mục trong danh sách của bạn dựa trên tầm quan trọng của nó – nó gắn kết chặt chẽ với các mục tiêu bạn đặt ra và thời lượng bạn dành cho nó ra sao – và tính khẩn cấp thật sự của công việc sẽ căn cứ trên 4 mô tả dưới đây (chuyên gia năng suất Stephen Covey là người đầu tiên đặt ra các mô tả này).
Khẩn cấp và quan trọng
Đây là những việc cấp thiết và các hạn chót mà bạn cần giải quyết – như vấn đề với sản phẩm mà bạn giám sát, trang web mà bạn giúp duy trì hay 1 khách hàng lớn mà bạn phải đối phó. Chúng nên là ưu tiên hàng đầu của bạn.
Không khẩn cấp nhưng quan trọng
Đây là những công việc tác động lớn đến bạn và công ty, nhưng lại không quá cấp bách
Đây là những công việc tác động lớn đến bạn và công ty, nhưng lại không quá cấp bách. Chúng có thể liên hệ chặt chẽ với các mục tiêu của bạn như: học thêm 1 kỹ năng mới hay tham gia 1 dự án lớn. Do không khẩn cấp nên bạn có thể không thể dành đủ thời gian cho chúng, bởi vậy bạn nên sắp xếp chúng ở mức ưu tiên thứ 2.
Khẩn cấp nhưng ít quan trọng
Những công việc này cần được hoàn thành nhanh chóng nhưng lại ít có ảnh hưởng nếu được hoàn thành muộn hoặc không được hoàn thành. Khi cân nhắc xem công việc nào kém quan trọng hơn, hãy chắc chắn bạn đã nghĩ đến tác động tiềm ẩn của nó, không chỉ đối với riêng bạn mà còn đối với nhóm của bạn hoặc cả công ty nữa. Do vậy, chúng nên được sắp xếp vào mức ưu tiên thứ 3.
Không khẩn cấp và ít quan trọng
Đây là những công việc không đòi hỏi bạn phải chú ý ngay và cũng không gấp. Vì vậy, chúng nên thuộc mức ưu tiên cuối cùng. Thông qua sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, bạn có thể xác định được việc nào cần làm trước và việc nào có thể hoãn lại sau. Cách này sẽ giúp bạn đặt ra thời hạn thực tế cho công việc và quyết định khi nào làm việc gì. Bạn cũng sẽ bắt đầu thấy được những việc nào mình có thể tự xử lý và những việc nào nên bàn giao lại cho người khác. Những việc có mức ưu tiên thấp nhất thường có thể được bàn giao lại. Đây chính là phương pháp nhanh nhất để bạn có thêm thời gian dành cho công việc quan trọng hơn.
Biến hạn chót thành lợi thế của bạn
Lập kế hoạch cho bất kỳ kiểu dự án nào
Khi lập kế hoạch cho bất kỳ kiểu dự án nào (ngay cả 1 dự án không có thời hạn cho trước), hãy đặt ra 1 hạn chót mang tính thực tế và hợp lý
Lúc này, bạn đã ý thức được đâu là những công việc quan trọng nhất và cần hoàn thành trước tiên (hay sau cùng). Đã đến lúc bạn nghĩ đến thời điểm mình thực sự hoàn thành chúng. Khi lập kế hoạch cho bất kỳ kiểu dự án nào (ngay cả 1 dự án không có thời hạn cho trước), hãy đặt ra 1 hạn chót mang tính thực tế và hợp lý. Hạn chót sẽ tạo áp lực với những người liên quan, nhưng chúng cũng hết sức cần thiết để thúc đẩy dự án.
Một vài công việc của bạn có thể có thời hạn đã định sẵn – chẳng hạn 1 báo cáo cần nộp vào trưa thứ 6. Nhưng với những việc khác, bạn không nên ngại đặt thời hạn cho chính mình và tuân thủ theo chúng dựa trên thứ tự ưu tiên đã lập trước đó. Khi đặt ra 1 thời hạn, hãy chia nhỏ dự án thành nhiều phần việc dễ quản lý và ghi lại thời lượng dành cho mỗi bước.
Điều này sẽ đảm bảo cho bạn phân bổ thời lượng thích hợp cho từng công việc. Hãy thử nghĩ lại xem bạn đã mất bao lâu để hoàn thành 1 công việc trong quá khứ và nghĩ về những việc có thể không theo đúng kế hoạch, rồi dành 1 khoảng thời gian trong lịch biểu để thay đổi tiến trình nếu cần thiết. Nếu dự án quá mới mẻ với bạn, hãy xin lời khuyên từ ai đó từng tham gia 1 dự án tương tự.
Đặt ra trước những câu hỏi trên để đảm bảo thời gian bạn phân bổ
Bạn có thể chia sẻ với sếp những ước tính của mình để được góp ý? Bạn có đang làm việc với 1 đồng nghiệp khác hay 1 nhà cung cấp bên ngoài, những người có thể giúp bạn đánh giá thời gian phù hợp? Hãy đặt ra trước những câu hỏi trên để đảm bảo thời gian bạn phân bổ cho từng công việc là thực tế. Chia 1 dự án lớn thành nhiều phần nhỏ với các hạn chót riêng sẽ đảm bảo bạn dành đủ thời gian cho mỗi phần của tiến trình.
Những thời hạn tạm thời này cũng giúp bạn tránh bỏ mặc phần lớn dự án cho đến phút chót. Bạn sẽ có cảm giác hoàn thành khi hoàn tất từng phần lịch trình, cũng như không để cảm giác lo sợ dần xâm chiếm khi để lại 1 vài thứ đến gần phút cuối. Điều quan trọng tôi muốn khuyên bạn là hãy thật sự tập trung vào dự án cũng như kế hoạch bạn đã đề ra.
Điều kiện để công việc được hoàn thành
Có thể nói, bạn rất muốn cho mình thêm thời gian để tránh chịu thêm áp lực, nhưng những thời hạn mở rộng thêm 1 cách bất đắc dĩ sẽ không hiệu quả
Tuy thời hạn có thể tạo điều kiện để công việc được hoàn thành kịp thời, nhưng chúng cũng sẽ mang đến những áp lực và cả sự chán nản. Thời hạn có thể gây ảnh hưởng xấu nếu chúng không mang tính thực tế, vậy nên hãy nỗ lực hết sức để tránh những áp lực nặng nề do bạn không thể phân đủ thời gian cho những công việc cụ thể. Đặc biệt, nếu bạn cần khám phá những ý tưởng mới hoặc suy nghĩ 1 cách sáng tạo, hãy dành cho mình đủ thời gian cần thiết.
Có thể nói, bạn rất muốn cho mình thêm thời gian để tránh chịu thêm áp lực, nhưng những thời hạn mở rộng thêm 1 cách bất đắc dĩ sẽ không hiệu quả. Khi làm thế, bạn sẽ mất đi động lực, trì hoãn và không có thời gian để đối phó khi có chuyện gì đó không theo kế hoạch. Một khi đã đặt ra thời hạn, hãy tuân thủ nó. Gia hạn chỉ vì lợi ích của chính bạn từ việc gia hạn chỉ tạo nên hiệu ứng liên đới đến các công việc còn lại trong lịch trình.
Hãy tập trung lập 1 thời gian biểu thực tế rồi tuân thủ theo nó. Hãy đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ trong lịch trình của bạn. Ví dụ, ngay cả khi bạn đã lập đủ thời hạn cho 1 kế hoạch dự án riêng biệt, thì được nhắc nhở về chúng trong công việc hằng ngày vẫn rất hữu ích. Bạn sẽ nhận thấy khi mình chậm kế hoạch và được nhắc nhở khi những cột mốc mới đang đến gần.
