“Văn phòng ảo” là một trong những loại hình dịch vụ văn phòng phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm văn phòng đại diện trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ toàn bộ những khái niệm, thông tin, tính pháp lý, mục đích sử dụng và những lợi ích của dịch vụ thuê văn phòng ảo. Vì vậy, chúng ta hãy cùng dịch vụ cho thuê văn phòng Office168 tổng hợp tất tần tật những thông tin và kinh nghiệm thuê mô hình văn phòng ảo tốt nhất cho các doanh nghiệp trong năm 2019.

Xu hướng sử dụng văn phòng ảo đang trở nên phổ biến tại Việt Nam

Văn phòng ảo là gì ?

Với nhiều người, khái niệm văn phòng ảo còn khá mơ hồ, thực chất văn phòng ảo ( hay còn gọi là Virtual Office) là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng dạng này cũng được hiểu là dạng văn phòng cho thuê 0m2, nhưng người thuê được sử dụng đủ những tiện ích của một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân chuyên nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh, có số điện thoại, số fax, phòng tiếp đối tác, biển hiệu công ty và kết toán báo cáo thuế.

Văn phòng ảo tại các nước phát triển trên thế giới đã có từ lâu, nhờ tính thuận tiện và chi phí đắt đỏ nếu thuê các văn phòng tại trung tâm thành phố. Những doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo là những doanh nghiệp thường xuyên phải đi gặp mặt khách hàng ở bên ngoài mới giải quyết được vấn đề. Họ chỉ cần một nơi để đặt biển hiệu tên công ty cho đúng thủ tục pháp lý.

Trong những năm gần đây hình thức cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội được sử dụng khá phổ biến tại Việt Nam bởi những ưu điểm lớn, đặc biệt là tiết kiệm khá nhiều chi phí, ngân sách thuê so với các văn phòng truyền thống.

Tính hợp pháp của văn phòng ảo

Khi hình thức văn phòng này mới xuất hiện trên thị trường thì một trong những vấn đề mà người thuê quan tâm hàng đầu đó là tính pháp lý của loại hình văn phòng này, liệu rằng nó có được coi là hợp pháp hay không? Theo như luật doanh nghiệp định nghĩa thì:

Doanh nghiệp được hiểu là một tổ chức kinh tế có tên riêng và có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm thực hiện các hoạt động kinh doanh. Tại điều luật 43, luật doanh nghiệp 2014 lại quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp chính: là địa điểm liên lạc trên lãnh thổ Việt Nam và có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường thôn, thôn, xóm, xã, phường, thị trấn, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Mô hình Virtual Office tại TH.HCM

Hiện nay pháp luật cũng không có bất kỳ nội dung nào quy định cấm doanh nghiệp thuê mô hình văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính bởi vậy xét về tính pháp lý thì các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng để đăng ký trụ sở doanh nghiệp. Đây chính là một trong những yếu tố thuận lợi để cho những mô hình văn phòng này hoạt động nhanh chóng trên thị trường hiện nay.

Lợi ích của dịch vụ văn phòng ảo

>> Xem thệm: Nên hay không nên thuê văn phòng ảo khi khởi nghiệp?

Với những đặc điểm riêng biệt của mình, Virtual Office mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và công ty thuê, đặc biệt văn phòng ảo giá rẻ rất tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp. Theo những chia sẻ từ các chuyên gia thì việc những doanh nghiệp mới thành lập sử dụng văn phòng ảo giá rẻ là một trong những biện pháp tối ưu hóa được chi phí vốn đầu tư ban đầu. Bởi trong tình trạng giá thuê văn phòng truyền thống ngày càng tăng cao thì giá thuê văn phòng dạng này rẻ hơn rất nhiều.

Đặc biệt văn phòng ảo giá rẻ không cần chuẩn bị quá nhiều vốn cho chi phí mua sắm trang thiết bị văn phòng cũng như những chi phí để chi trả dịch vụ văn phòng. Dù mức ngân sách giới hạn nhưng các doanh nghiệp vẫn có thể tìm kiếm được những văn phòng phù hợp nhất với từng nhu cầu cũng như đáp ứng tối đa các tiêu chuẩn của về tiện nghi, dịch vụ chất lượng. Dưới đây là một vài những lợi ích khi quý khách lựa chọn thuê văn phòng này:

• Có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với việc thuê một văn phòng truyền thống dài hạn.
• Vẫn được trang bị đầy đủ những trang thiết bị đầy đủ như: bàn ghế, tủ, hồ sơ, máy lạnh, điều hòa, điện, số fax liên lạc, có lễ tân tiếp đón, nhận fax… có thể đáp ứng mọi nhu cầu làm việc của các doanh nghiệp
• Thường được thiết kế vô cùng hiện đại và tiện nghi, không gian chuyên nghiệp giúp nâng tầm hình ảnh của các doanh nghiệp khi tiếp đón đối tác khách hàng.
• Thường được đặt tại vị trí trí trung tâm, mặt đường lớn, gần với nhiều khu trung tâm thương mại, ngân hàng giao dịch thuận tiện để tiếp đón đối tác.
• Các thông tin của khách hàng được bảo mật một cách tuyệt mật nên các khách hàng không phải lo lắng về an toàn thông tin.
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên các công ty có thể an tâm thuê văn phòng trong một thời gian dài.

Văn phòng ảo vẫn sẽ được trang bị đầy đủ tiện ích

Giá cho thuê văn phòng ảo tại TP.HCM và Hà Nội

Giá cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội và TP HCM có sự khác nhau do nguôn cung từ 2 thị trường này. Hiện nay giá cho thuê chỗ ngồi làm việc ở Hà Nội tại một số tòa nhà Trung Yên hay tòa nhà Huỳnh Thúc Kháng hiện đang giao động từ 400.000 – 600.000/ tháng cho khách hàng cá nhân. Một số văn phòng ảo tại HCM thì lại có giá thuê khá hấp dẫn cho khách hàng cá nhân khi chỉ mất 13.000đ/ ngày, mức giá và chính sách này vô cùng tiện lợi cho các freelance cần một chỗ làm việc.

Ở một số nơi giá thuê văn phòng ảo đã bao gồm phí bãi xe và một vài phí phụ khác, thực sự đây là một chính sách ưu đãi cực kỳ tốt cho khách hàng. Với mật độ thuê tăng cao, dự kiến trong tương lai sẽ có rất nhiều đơn vị đầu tư vào dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc này, giá văn phỏng ảo tại Hà Nội & Hồ Chí Minh cũng sẽ có nhiều sự biến động và sẽ có nhiều phân khúc khác nhau cho khách hàng lựa chọn.

Có nên thuê văn phòng ảo giá rẻ

Văn phòng là sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ xa thông qua một địa chỉ làm đại diện, vẫn cho phép người dùng giảm chi phí so với thuê những văn phòng dài hạn mà đồng thời vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và cực kỳ hiệu quả. Chính vì lẽ đó, đây sẽ là sự lựa chọn hàng đầu cho những đối tượng khách hàng:

• Những cá nhân hay những doanh nghiệp không muốn sử dụng địa chỉ nhà riêng hay sử dụng những số di động riêng để đăng ký kinh doanh
• Những doanh nghiệp startup cần tiết kiệm chi phí văn phòng nhưng vẫn muốn sở hữu một văn phòng đại diện tiện nghi, sang trọng tại những khu vực trung tâm để tiếp đón đối tác khi cần
• Những khách hàng làm việc tại nhà cần một địa chỉ để đăng ký kinh doanh cũng như tiếp đón đối tác
• Những doanh nghiệp kinh doanh online cần văn phòng để đăng ký kinh doanh
• Những doanh nghiệp mở rộng sang thành phố hay quốc gia khác
• Những doanh nghiệp đang cần tiết kiệm chi phí thuê văn phòng…

>> Xem thêm: Tìm hiểu về văn phòng chia sẻ và cho thuê chỗ ngồi làm việc

Ngoài ra nó còn phù hợp với rất nhiều những đối tượng doanh nghiệp khác, nếu các bạn muốn biết liệu loại hình văn phòng ảo giá rẻ này có phù hợp với doanh nghiệp mình hay không thì hãy liên hệ ngay với các cơ sở cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín để được tư vấn tốt nhất nhé!