Ngày nay, dịch vụ văn phòng ảo là giải pháp giảm thiểu tối đa chi phí cho hầu hết các doanh nghiệp. Bởi bất kì một doanh nghiệp nào dù lớn dù nhỏ đều cần có văn phòng làm việc. Cũng chính vì lẽ đó mà nhu cầu thuê văn phòng ngày càng lớn, tuy nhiên giữa rất nhiều sự lựa chọn về văn phòng ảo như hiện nay sẽ dễ khiến nhiều người bối rối, chọn nhầm đơn vị. Bài viết dưới đây tổng hợp những kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo, đừng bỏ lỡ những thông tin quan trọng nhé!

Những phương án thuê văn phòng làm việc phổ biến hiện nay

Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.

Để chọn được phương án phù hợp nhất, bạn cần xét rõ đến hai vấn đề quan trọng là quy mô và khả năng phát triển của công ty mình ở hiện tại và trong tương lai gần, kế đó là khả năng tài chính. Hiện nay có những phương án thuê văn phòng làm việc như sau:

• Thuê biệt thự nguyên căn: Hình thức này hiện nay cũng được một số công ty có quy mô nhỏ hay dạng công ty gia đình lựa chọn, vừa kết hợp làm nơi ở và là nơi làm việc. Ưu điểm là bạn vừa có nơi ở rộng rãi, đẹp đẽ và vừa có thể sắp xếp không gian để cho nhân viên làm việc ngay trong nhà. Tuy nhiên, hạn chế là giá thuê biệt thự nguyên căn thường rất cao (ít nhất cũng hơn 1000 usd/tháng) và không gian làm việc thường không rộng rãi, thoải mái với nhân viên lắm.
• Thuê văn phòng trong các tòa nhà, cao ốc: Đây là hình thức thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay vì giá cả thuê rất đa dạng (tùy thuộc vào tòa nhà và diện tích văn phòng) nên bạn có thể có nhiều lựa chọn hơn. Bên cạnh đó, việc thuê văn phòng trong các tòa nhà thì cảm giác sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều so với thuê biệt thư hay thuê nhà để làm văn phòng. Tuy nhiên, hạn chế là bạn sẽ phải tuân thủ theo một số nội quy của tòa nhà về giờ giấc làm việc, trang phục,..(tùy tòa nhà). Giá thuê văn phòng ở building hiện nay có giá khoảng từ 160.000 đồng/m2 trở lên.
• Thuê nhà mặt tiền nguyên căn hoặc thuê chung cư: Hình thức này tương tự như phương án đầu tiên là có thể kết hợp làm nơi ở luôn nhưng giá sẽ nhẹ hơn một chút so với khi thuê biệt thự. Hạn chế là diện tích làm việc sẽ hơi nhỏ và chỉ phù hợp với những công ty ít thành viên.

Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc

>> Xem thêm: Tìm hiểu về văn phòng chia sẻ và cho thuê chỗ ngồi làm việc

Những điều cần lưu ý và làm rõ khi thuê văn phòng

Du trong bất kì trường hợp nào, để tránh chọn nhầm đơn vị tin tưởng và thuê được văn phòng phù hợp, hãy lưu ý đến những vấn đề cơ bản sau:

• Diện tích văn phòng (diện tích mà bạn sử dụng để làm việc) chính xác là bao nhiêu. Diện tích này sẽ không bao gồm những khu vực khác như hành lang, nhà vệ sinh,…
• Giá thuê : Nếu là thuê văn phòng ở tòa nhà thì thường sẽ có mức giá cố định tính theo mét vuông. Còn nếu bạn thuê biệt thự hay nhà, chung cư thì hãy để chừng nào quyết định chắc chắn thì có thể đàm phán, thương lượng sau.
• Tiền điện, nước, internet, vệ sinh,.. : Cần biết rõ giá thuê văn phòng hàng tháng đã bao gồm chưa, nếu chưa thì những mức phí này sẽ được tính như thế nào?
• Điều hòa: Nếu bạn thuê văn phòng building thì nên ưu tiên những tòa nhà có máy điều hòa âm trần.
• Nhà vệ sinh : Nhà vệ sinh riêng biệt ở từng tầng hay xài riêng với chủ nhà sẽ thoải mái và riêng tư hơn.
• Nội quy, giờ giấc làm việc : Những tòa nhà cho thuê văn phòng thường chỉ làm trong giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7. Nếu công ty bạn thường tăng ca hoặc có làm vào chủ nhật thì nên trao đổi lại với bên quản lý tòa nhà. Nếu là thuê biệt thự hay nhà riêng thì vấn đề giờ giấc thường thoải mái hơn.
• Nên thuê văn phòng có khu vực gửi xe thoải mái và an toàn.
• Tránh thuê văn phòng ở hướng Tây vì nó nóng và khiến bạn tốn tiền điều hòa hơn.
• Nếu thuê văn phòng ở tòa nhà, đừng ham thuê tầng quá cao gần sát trên cùng vì khi thang máy có vấn đề sẽ rất mệt. Bên cạnh đó, một số tòa nhà được thi công những tầng gần trên cùng rất ẩu, dễ ẩm mốc và hư hại, thời tiết cũng “gắt” hơn so với những tầng dưới thấp, mùa hè thì rất nóng còn mùa đông sẽ rất rét.

Nếu thuê văn phòng ở tòa nhà, đừng ham thuê tầng quá cao gần sát trên cùng vì khi thang máy có vấn đề sẽ rất mệt

>> Xem thêm: Những tiện ích mà văn phòng ảo mang lại

Những điều lưu ý khi ký kết hợp đồng

Hợp đồng thuê cần được làm rõ một số điều quan trọng như tiền thuê, cọc, thời gian cho thuê,… cụ thể:

• Số tiền đặt cọc, cọc bao nhiêu tháng.
• Mức tiền thuê tăng định kỳ (thường là không quá 10%/năm) đối với thuê ở tòa nhà.
• Trách nhiệm sửa chữa nội thất, thiết bị như điều hòa, cửa kính,…sẽ do bên nào chịu trách nhiệm.
• Thời hạn thuê kéo dài trong bao lâu. Mức bồi thường nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn như thế nào?

Trên đây là những điều cơ bản mà bất kì doanh nghiệp nào khi quyết định lựa chọn cho mình một văn phòng phù hợp cũng nên xem xét kỹ lưỡng. Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ uy tín như Office168, Maison Office, G-Office, Replus,… Nếu quan tâm bạn có thể liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ nhé!