Văn phòng giao dịch chuyên nghiệp, đầy tiện nghi là một trong những yếu tố thể hiện hình ảnh và quy mô doanh nghiệp, tuy nhiên có một thực tế rằng không phải đơn vị, doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện tài chính cũng như nguồn lực để có thể thuê được văn phòng như mong muốn. Để đáp lại nhu cầu đó khái niệm văn phòng ảo đã được ra đời.

Văn phòng ảo là gì?

Theo như Office168 chia sẻ thì văn phòng ảo thực chất là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Dành cho các chủ doanh nghiệp có nhu cầu làm việc từ xa, sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh, quản lý thư từ/bưu phẩm, nhân viên đại diện doanh nghiệp. Văn phòng ảo hiện nay được xem là giải pháp tối ưu mang tính đột phá, có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến hơn 70% chi phí và mang lại nhiều tiện ích.

Xem thêm: Những tiện ích mà văn phòng ảo mang lại

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang băn khoăn về tính pháp lý của doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo tuy nhiên theo Ông Nguyễn Đình Cung – Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương cho rằng, việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại và để thích ứng thì cơ quan quản lý phải nâng cao năng lực và cách quản lý. Đây là vấn đề thực thi pháp luật hiện hành như thế nào chứ không phải là thiếu quy định. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Ai là người đại diện pháp luật? Ai chịu trách nhiệm về hoạt động của DN? Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.

Kinh nghiệm lựa chọn văn phòng ảo

Dưới đây là một số kinh nghiệm được G-Office tổng hợp giúp các doanh nghiệp khi có ý định thuê văn phòng ảo. Đây cũng sẽ là các yếu tố giúp doanh nghiệp lựa chọn được một văn phòng ảo tối ưu:

1. Trao đổi rõ ràng các mong muốn của bạn đối với bên cho thuê văn phòng:

Điều này sẽ giúp cho hai bên có thể hiểu rõ nhu cầu của nhau, nắm rõ thông tin cũng là cách để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Ví dụ: Bạn sẽ trả tiền thuê văn phòng hay là dùng dịch vụ của mình để bù cho khoản đó? Thường thì cách tốt nhất sẽ là chi trả ngay bằng tiền mặt sẽ khiến mối quan hệ giữa người cho thuê và người thuê chuyên nghiệp, tin tưởng nhau hơn.

2. Kiểm tra thông tin để đảm bảo rằng đôi bên có cạnh tranh với nhau hay không?

Nếu bạn và người chủ văn phòng khác đang cùng nhắm tới 1 đối tượng khách hàng thì chắc rằng cả 2 sẽ ở trong tình huống khó xử khi không thể bàn luận về kế hoạch của mình ngay trong văn phòng. Do đó, đây là 1 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà bạn cần phải lưu ý.

3. Cần phải kiểm tra các chi tiết cho thuê văn phòng ảo thật kỹ càng

Đây là điều khá quan trọng trước khi quyết định thuê văn phòng ảo, ví dụ như: Giá thuê bao gồm những khoản nào, Dịch vụ cho thuê đó có chỗ để xe cho nhóm người hay khách hàng hay không?, Dịch vụ đi kèm như dịch vụ internet, Nội thất có đầy đủ tiện nghi hay không?, Có phải trả thêm chi phí nào nữa không?, …

4. Hợp đồng pháp lý giữa hai bên là một điều không thể thiếu

Dù có thân thiết đến mức nào đi chăng nữa thì 1 bản hợp đồng ghi rõ những điều khoản là cách tốt nhất để người thuê văn phòng ảo bảo vệ quyền lợi của mình khi mối quan hệ đôi bên có vấn đề, điều này hoàn toàn có thể xảy ra.

5. Luôn tôn trọng

Khi chấp nhận thuê văn phòng ảo, bạn sẽ phải tuân thủ 1 số nguyên tắc từ phía người cho thuê. Nếu những gì họ đưa ra không ảnh hưởng đến công ty của bạn thì bạn hãy vui vẻ chấp nhận và quan trọng nhất là biến những điều bất lợi đó thành động lực cho doanh nghiệp mình nhằm thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp.

Văn phòng ảo sẽ là một sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép người dùng giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống trong khi vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Đây chính là cứu cánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý để có thể duy trì chờ thời cơ phục hồi và phát triển đã lựa chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo để phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về việc nên văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp thì những kinh nghiệm trên đây sẽ rất đáng để bạn tham khảo đấy.

Xem thêm: Nên hay không nên thuê văn phòng ảo khi khởi nghiệp